Hoy en día las empresas buscan efectividad y eficiencia en sus procesos, saben que el orden, la organización y la delegación de tareas son fundamentales para poder ahorrar tiempo y dinero, que a la larga beneficia la operación general de la organización y los niveles de ganancias aumentan, es por ello, que desde algo tan complejo como un proceso de manufacturación, hasta comprar productos de papelería para la oficina debe tener un proceso adecuado.
La administración se divide en una base y tres pilares que sostienen todos los procesos administrativos, en este caso particular de la compra de materiales de oficina, su base es la planificación, momento en el cual el recurso humano se prepara para desarrollar sus tareas en orden, bajo un cronograma y diversos sistemas como apoyo, posteriormente está la organización, de nada vale tener un plan si no se tiene todo organizado y preparado para ejecutarlo.
El segundo pilar es la dirección, se aplica cuando el proceso ya ha dado inicio, son tareas de supervisión para asegurarse que se está trabajando de acuerdo al plan de compras establecido, y por último tenemos el control, es el momento mediante el cual se hacen los ajustes pertinentes para mejorar el proceso y cumplir los objetivos.
Pasos para realizar una compra de material de oficina
1.- Contactar con los proveedores que tengan los productos: no necesariamente tienen que ser establecimientos físicos, hoy en día, una forma de ahorrar es tener como proveedores tiendas virtuales que ayudan a que el proceso se simplifique.
2.- Comparación de precios: no todos los proveedores manejan los mismos precios y servicios, crea una tabla para determinar cuál es la mejor opción para la empresa y disminuir los costes.
3.- Hacer la orden de compra: como obligación de todo comprador se debe cancelar la mercancía, pero para prevenir inconvenientes lo mejor es elaborar una orden de compra y después de recibir la mercancía en su totalidad y en buen estado, efectuar el pago, esto puede variar de acuerdo a las condiciones de negociación y confianza entre proveedores.
4.- Dejar registro de todos los documentos: debes tener un sistema que te ayude a controlar las compras, y archivar todos los documentos que la soportan, orden, voucher, factura y nota de entrega.
5.- Almacenamiento y distribución: para finalizar asegúrate de guardar todo en un lugar seco, donde no deteriore el material y asigna a un responsable para administrar el material para el personal.
